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『メール道』『Ｂｌｏｇ道』の著者であり、多くの連載記事を抱える著名人です。お客様とのコミュニケーションにお役に立てる記事満載です。

久米繊維工業株式会社   代表取締役社長 久米信行

メール道の心得から生まれる基本的な作法７ヶ条＜１＞

メール道の心得から生まれる基本的な作法７ヶ条＜２＞

2006年07月25日｜コメント(0)｜トラックバック(0)

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■気配り心配りのある作法で、メールに余韻を残しましょう
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前回は、誰でもできる「メールへの心配りと作法」を、

　１)メールの件名　２)お名前の呼びかけ　３)冒頭のあいさつ　
　４)心つなぐ一言　５)本文　６)追伸　７)署名

という「７つの要素」に分けて、

１)メールの件名　から　４)心つなぐ一言　までをご案内いたしました。

今回は、いよいよメールのクライマックス　５)本文　６)追伸　７)署名
の書き方について、ご一緒に考えてまいりましょう。

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■要素５　本文は、結論→理由→データの順番で、簡潔明瞭に
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メールの本文は、常に「結論」から簡潔に書きたいものです。

なぜなら、スクロールが必要となるような長文の最後に結論がありますと、お客様に労力を強いる上に、見落とされてしまう可能性も高いからです。

起承転結で、結論を最後の最後に話がちな方ほど、意識して結論を先に書く習慣を身に着ける必要があります。

とりわけ、お断りのメールなど相手に快くない結論を告げる時には、勇気が必要かもしれません。しかし、お断りメールにおいても件名や本文の冒頭で結論を書いた方が、かえって相手の気持ちがすっきりする場合もあるのです。

その場合は。前回に学びました　２)お名前の呼びかけ　３)冒頭のあいさつ　４)心つなぐ一言　などで、親身な心をあらかじめお伝えしておくことが大切でしょう。

結論をわずか２〜３行で簡潔にお伝えした後は、その理由やデータなどを、わかりやすい箇条書きなどにして明記いたします。関連ページへのリンクなども活用すれば、短い行数で真意をお伝えすることができましょう。

例えば、お勧めのメールでしたら.....

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　NPO法人○○○○様のイベントでのご活用には、
　オーガニックコットンのＴシャツが一番かと存じます。

　　理由１：敏感なお肌に対しても刺激が少ない
　　　　　　http:/www....
　　理由２：無農薬有機栽培の天然素材で地球に優しい
　　　　　　http:/www....
　　理由３：環境問題を扱うNPOのユニフォームにふさわしい。
　　　　　　http:/www....

　詳しいデータは、こちらの商品解説ページや
　　　　　　http:/www....
　NPO法人　日本オーガニックコットン協会のWEBをご参照くださいませ。
　　　　　　http:/www....

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また、切り出しにくいお断りのメールも....

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　ご提案いただいた業務パッケージソフトの件、
　今回は残念ながら他社製品の採用を決めました。

　大変有利なお見積もりをいただきましたのに
　ご期待に添えず申し訳ございません。

　それは主に以下の３つの理由によるものです。

　　理由１：現在使用中のシステムと親和性が高い
　　理由２：導入コストよりランニングコストの安さを重視
　　理由３：社内でメインナンスが可能

　どうぞ、今後とも情報提供をいただき、
　また次の機会にもご提案いただければ幸いです。

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このように、「結論　→　理由　→　データ」の順番で、関連ページへのリンクも活用しながら、箇条書きにいたしますと....
少ない行数で、より多くの情報を、より簡潔に伝えることができます。

そして、真意も伝わりやすいことを、ご理解いただけますでしょう。

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■要素６　追伸で、固いメール文章を和ませる。余韻を残す。
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メール達人は、追伸の使い方が上手です。

多くの人が「取り急ぎお礼まで」とメールを断絶してしまう代わりに、心温まる追伸で、その場を和ませてしまいます。

故松下幸之助翁が、人を見極める時に「その人の余韻を見る」と伝えたそうですが、達人のメールには余韻があるのです。

余韻のある追伸を書くには、小手先のテクニックは必要ありません。

メールをお出しする方の顔や声などを思い出しながら、今、目の前にその方がいらっしゃったら、きっと話が弾むであろう「雑談」をイメージしながら短い言葉にすればいいのです。

それは、お互いの趣味の話でも、近況のお話でもかまいません。

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追伸　昨日の全英オープンのタイガーウッズすごかったですね。
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二伸　最近、またお腹が気になり始めたのでジムに通いはじめました。
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もしそこまで親しい間柄でなくとも、お天気の話や、季節の花々の話だったら心和むでしょう。

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追伸　お昼のニュースで九州の豪雨の様子を見ましたが大丈夫ですか？
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二伸　軒先の朝顔が蕾をつけはじめました。明朝が楽しみです。
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また、４)心つなぐ一言　の極意を思い出していただき、お相手のブログを一瞬でも眺めていただければ、追伸に書くべき話題が見つかるでしょう。

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■要素７　電子署名で、メールだけでは伝わらないことをリンクする
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メール道を心がけている方なら、電子署名を大切にしていることでしょう。

電子署名は今や名刺以上に重要です。

名刺を見て、わざわざ一つ一つURLを打ち込み、関係サイトを見てくださる方は、ほとんどいらっしゃらないでしょう。しかし、電子署名に興味深いリンクがあれば、それを気軽にクリックしてくださる可能性が高いのです。

また元気の良いビジネスパーソンの電子署名は明るくて賑やかです。

個人のモットーや会社の経営理念からはじまり、最近感動した名言や詩などメッセージに満ち溢れています。会社のURL以外にも、旬のお勧め商品などのリンクも、素敵なコピーと一緒に並んでいます。さらに、個人のブログやメルマガ、応援しているNPOや所属しているクラブ・サークル・勉強会まで明記されています。

電子署名を見るだけで、その人の元気と、活動範囲と、縁者のネットワークなどがわかるような気がします。

また、ビジネス用、友人用の使い分けや、初対面自己紹介用の長文版と、仲良しの仲間向けの短縮版などの自然な使い分けも試したいものです。

これからは、いただくメールの電子署名に注目して、良い署名のアイディアを少しずつご自身の署名に取り入れていかれると良いでしょう。

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■みんなちがってみんないい。個性あふれるメール道を歩みましょう。
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2回にわたって、メールの書き方の基本を「7つの要素」に分けて、ご案内してまいりました。

しかし私が受け取って感動するメールの多くは、こうした基本をある程度守りながらも、独創的で、お人柄や個性がより感じられるメールなのです。

それは、心をこめて日々メールのやりとりを重ねるうちに、自然に身につくものでしょう。

読者のみなさまが、独自の個性豊かなメール道を開花され、縦横無尽にコミュニケーションを重ねられることを、今から楽しみにしております。