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『メール道』『Ｂｌｏｇ道』の著者であり、多くの連載記事を抱える著名人です。お客様とのコミュニケーションにお役に立てる記事満載です。

久米繊維工業株式会社   代表取締役社長 久米信行

「心あるメール」を配信するための準備と心構え５ヶ条

メール道の心得から生まれる基本的な作法７ヶ条＜１＞

2006年06月26日｜コメント(0)｜トラックバック(0)

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■気配り心配りのある作法で、メールの印象は大きく変わります
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メールの「事前準備」が整ったら、いよいよメールを出してみましょう。
今回は、誰でもできる「メールへの心配りと作法」について考えてみます。

メールは、大まかに分けるならば、

　１)メールの件名　２)お名前の呼びかけ　３)冒頭のあいさつ　
　４)心つなぐ一言　５)本文　６)追伸　７)署名

という「７つの要素」で出来上がっていると思います。

その一つ一つについて、簡単な作法を学びましょう。

慣れないうちは、いちいち作法を意識する必要がありましょうが、毎回繰り返すうちに自然に心配りができるようになります。

そして、お相手やＴＰＯに合わせた使い分けもできるようになります。

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■要素１　件名は「メールを開けなくとも中身がわかる」ように具体的に
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メールの件名を見れば、発信者の心配りとメールセンスがわかります。

日々、大量のメールをやりとりしているメール達人ほど、件名の重要性をよく理解して、使いこなしているからです。

件名がおろそかにされますと、重要なメールでも見落とされたり、スパムメールに見えてしまいます。また、後でメールを検索した時にも、目的のメールを見つけるのが大変です。

ですから、件名はなるべく具体的に書き、メールを開かなくとも中身がわかるようにしたいものです。

「お願い」「お礼」といった抽象的な件名や、「久米 信行です」という自己顕示型の件名は避けましょう。

【7月7日商談で訪問】15時に貴社会議室まで鈴木部長と2名で伺います
【お中元ご用命お礼】ご依頼先にご指定商品を本日お届けいたしました

といった件名のメールでしたら、数あるメールに埋もれることもなく、お客様の目に止まることでしょう。

そして忙しい時でも主旨をお伝えでき、ご迷惑にもならないでしょう。

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■要素２　お名前の呼びかけは、最初は正確に、親しさに合わせて省略
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メールの冒頭には、お相手のお名前を書きます。

この時に、社名、部署名、役職名をつけるか、フルネームで書くか、敬称をどうするかは、お相手との関係や、親しさで変わるでしょう。

目上の方や、初めてお出しするお相手には、

　久米繊維工業株式会社
　代表取締役　久米 信行様

...と、正式な社名役職名・フルネーム敬称つきでお出しするのが自然です。

一方親しくなるにしたがって、

　久米 信行様
　久米社長
　久米さま
　久米さん

...と、適度に省略するのが自然でしょう。

ちなみに、縁者のみなさまに私が多用しておりますのは、○○さまです。
そして、文中では親しい方には、○○さんと呼びかけることが多いのです。

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■要素３　冒頭のあいさつは元気よく、相手との関係に合わせて名乗る
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続いて、冒頭のあいさつを書きますが、手紙より電話に近いメールでは、あまりにていねいな名乗り方は、親しみに欠けるかもしれません。

また、元気が伝わらないような気もします。

そこで、私は、お相手との関係に合わせて、

　こんにちは！久米繊維/KUME.JPの久米 信行です！
　こんにちは！くめのぶゆきです！
　こんにちは！くめです！

という３種類を使い分けています。

お相手がメールを開く時間がわかりませんので、昼でも夜でも、こんにちは、そして元気よく！をつけております。

ビジネス用途では「久米繊維/KUME.JPの久米 信行です！」と社名とＵＲＬをつけてごあいさつすることが多いのですが、

親しい縁者には、年齢問わず「くめです」とやわらかいイメージのする平仮名であいさつをしております。

もちろん、こうしたよく使うあいさつは単語登録、短文登録をしておきますと便利です。

例えば、「こ」と入力するだけで「あいさつ」が出るように登録しておけば、メールのスピードは加速いたします。

ただし、こうして楽をした時には、得てして「メールに心がこもらない」ものです。そこで、私は、表示されたあいさつ文を、心の中で声にして呼びかけるようにしています。

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■要素４　心つなぐ一言のヒントは、お天気の話、趣味の話、ブログの話
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毎日のようにメールのやり取りをしている親しいお相手でしたら、あいさつの後、すぐに本題に入っても良いかもしれません。

しかし、あいさつと本文の間に「心つなぐ一言」があるか無いかで、メールをお読みになるお相手の心象は大きく変わってくるはずです。

あえて言うならば、メール道で一番重要な要素が、この「心つなぐ一言」かもしれません。

と言っても、決して特別な作法ではありません。

親しい人と再会すれば、過去、共に体験したの楽しい記憶など、自然に思い浮かぶことがあるはずです。それを話のきっかけにして盛り上がることが多いでしょう。

メールも同じです。お相手の顔を思い出して、話かけたい一言をサラッと書くだけで、話の弾み方が違うのです。

私が冒頭に話題にする一言も、決して特別なことではありません。

１）お天気の話

メールでも、手紙や電話と同様に、お天気の話は便利です。
特に遠くの方とメールをしている時には、

「ただ今、東京は梅雨の中休みで、晴れ間がのぞいてきました」

と投げかけますと、返信には、お相手がメールをしている場所の天気が添えられてくる場合が多いのです。

例えば、先日は、台湾の方とメールでやり取りをして、台風の話で盛り上がったのです。

２）趣味の話

共通の趣味がわかっていれば、話は早いはずです。

最近見た映画、楽しんだコンサートや演劇の話題でもいいですし、テニス、ゴルフ、野球といったスポーツの話題でもいいでしょう。

スポーツの場合は、関心がない人もいらっしゃいますし、逆に熱烈ファンとはごひいきのチームでもめる可能性もありますので注意が必要です。

しかし、ワールドベースボールクラシック、オリンピック、ワールドカップといった日本中誰もが盛り上がる時は、メールの冒頭文には最適でしょう。

「昨日のクロアチア戦は残念で眠れませんでした。」

という一行だけでも良いのです。

３）ブログの話

しかし、個人ブログを始める人が増えてから、「心をつなぐ一言」に最適なのは、ブログに書かれた最新エピソードに関するお話です。

誰しも、自分のブログは大切で、そこに書いた記事は自分の分身でもあります。それを見て共感してくださることほど嬉しいことはありません。

もし、お相手の署名にブログのＵＲＬを見つけたら、ちょっとのぞいてみたいものです。きっと、これまで知らなかったもう一つの顔に気づいて、ご縁を感じるかもしれません。

「バッハの無伴奏チェロ聴かれたのですね。私も行きたかった！」

この一言だけで、メール返信はもちろん、次回、再会した時に話が弾むと思いませんか？

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要素５．６．７は次回です。