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有限会社アズモード   代表取締役 宮脇 睦

【第5回】こんな会議がWebを殺す。コンテンツ会議の大人術

2008年06月09日|トラックバック(0)

POINT

『会議のための会議』
『こんな会議ならやるな』
『アクセス解析とクリープ』
『会議必勝法その1「結論思考」』
『会議必勝法その2「相談という根回し」』
『会議必勝法その3「議事録を編集」』

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■会議のための会議
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みんなで集まり「議論」を重ねることで、アイデアや解決策に出会えることが「会議」のメリットです。三人寄れば文殊の知恵です。ところが、議論をしたというエクスキューズとしての「会議のための会議」や、「次回の日程を決めるための会議」は少なくありません。「営業会議」でも「ホームページ会議」でもよくみる光景です。

結論を先送りする「時間浪費系」の会議は、意見を求めてまとめる能力がない議長に、自分の要求を「アイデア」としてごり押しする上司、早く終わらないかなぁと下を向く平社員、仕事を増やしたくない関連部署。何も決まらない会議が、ウェブ担当者のモチベーションを下げ、ホームページを役立たずへと向かわせます。

百害あって一利なし・・・といいたところですが、ダメ会議は「活用」でき、ウェブ担当者の武器とすることができるのです。今回は企業ウェブ担当者必読です。


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■こんな会議ならやるな
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 「ダメ会議の三箇条」を記します。

一つ、レジメを会議室で配る
一つ、意見を述べる順番が決まっている
一つ、開始時間がルーズ

一堂に会することで得られる情報量は桁が違います。社交辞令か本音、お為ごかしと本気の違いなど、表情や仕草から読み取ることができます。レジメを会議の場で配ると、渡されたペーパーに目が
いき貴重な時間を奪ってしまいます。
順番に発言することで「日本人的」には対立する意見を述べにくくなります。また、「意見(考え)を持たないもの」が、既出に同調してしまい、凡庸な意見ほど支持が集まるようになります。最後に、開始時間がルーズというのは緊張感が欠けている倦怠期のカップルのようなものです。初めてのデートに遅刻しないように、会議を大切と思っていなければ、何を話し合っても時間の無駄です。

レジメは前日までに配り頭に入っており、「意見」は持っているもののみ発言し、時間は厳守。会議の基本です・・・が、できている会社は少数派です。


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■アクセス解析とクリープ
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より踏み込みます。「ダメコンテンツ会議」の5つの特徴です。

(1)主観を合意とする
(2)関係部署が協力を嫌う
(3)すぐに他社(サイト)の例を持ち出す
(4)ネット未利用者の意見
(5)アクセス解析の結果が論じられない

楽しそう、若者向き、可愛い感じ。すべて「主観」です。価値観は十人十色、これを合意とされてはプロでも仕事ができません。ちなみに「シンプル」も主観です。続いて(2)は、会社の共通認識として、ホームページが業績を上げるための存在だと理解していないが故で致命的です。他人の芝生を眺めて、自分の庭を卑下するのが(3)です。野球の経験がない人のコーチングが(4)。「クリープのない珈琲なんて」とは「あり得ない」と煽るキャッチコピーでしたが、「アクセス解析」がコンテンツやホームページの議論にないことは「あり得ない」話です。
そして、しわ寄せと重圧がウェブ担当者にのしかかります。


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■会議必勝法その1「結論思考」
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ここまで「ダメ」を挙げてきましたが、実戦で使える方法を提示する本コラム。即効性があり効果的な必勝法です。

「結論を決めておく」

「ダメ会議」を改善するには参加者の考え方を改めなければなりません。しかし、大の大人を「更正」させるのは容易ではなく、ましてやウェブ担当者の仕事ではありません。そこで結論を最初に決めてしまい、賛成しやすい理由や、反対しにくい大儀を用意しておいて「合意」へと繋げます。ストーリーを用意するのです。迷路をゴールから解いていくようなものですから簡単です。ダメ会議の参加者は、多少強引な展開でもストーリーの「流れ」を断ち切れるほど、「考えている人」が多くないので使える手法です。


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■会議必勝法その2「相談という根回し」
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ストーリー展開をスムーズにするために「根回し」は必須です。
根回しというと腹黒い陰謀をイメージするかも知れませんが、さにあらず。世界中で使われている会議を円滑に進める重要な技術です。そして、上司や担当者といった「キーマン」の理解を得ておくことで、会議での時間短縮にも繋がります。
おべんちゃらをいう必要はありません。こう切り出します。

「ちょっと相談が」

ホームページやコンテンツに誤解や理解不足は日常茶飯事です。
さらに、会議の短い時間で全てを伝えるのは至難の業です。相談という形でキーマンに「ブリーフィング」します。人は情報を共有すると親近感が湧き、「憎からず」思われます。得か損かでいえば得です。内容によっては多くの人の前で「聞こえるように相談」することで、集団への根回しとなり効果が高くなります。


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■会議必勝法その3「議事録を編集」
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人の記憶はいい加減です。都合良く改竄され「いった言わない」が繰り返されます。結論を定め、根回しの末、挑んだ会議の議事録は自分で書きます。別の担当者がいれば「添付資料」として報告書
を提出します。結論が出なかったものは、自分の「主観(意見)」を参考意見で記載することで、記録となり証拠となります。議事録や報告書の「捏造」は問題ですが「編集」は各自の裁量です。

何も決まらない「ダメ会議」の活用法とは、「やりたいようにやるための手続き」です。

結論を用意しておくことで、主観が採決されることもなくなり、協力をお願いするよりも決定として業務命令にするほうがスムーズです。他社のサイトも未利用者の声も「アクセス解析」の数字で沈黙させます。そしてウェブ担当者の仕事がやりやすくなります。

そもそも「インターネット支店」の店長級の仕事ですからウェブ担当者の責任は重くて当然です・・・が、ダメ会議を活用する利点はリスク回避にもあります。会議の中での「合意」という手続きを
経れば、参加者すべてに責任が分散されますので。

機会があれば掘り下げますが「社内政治」はHTMLの前にウェブ担当者が覚えなければならない技術だったりします。


今回の金言
「会議は目的を達成するための手続き」


 

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